کاهش هزینه ها – بخش چهارم

دسته: حسابداری
بدون دیدگاه
یکشنبه - ۳ اردیبهشت ۱۳۹۶
کاهش هزینه ها – بخش چهارم

کاهش هزینه در واحد حسابداری ،کاهش هزینه ها را از واحد حسابداری آغاز کنیم.

 

کاهش هزینه ها – بخش چهارم : هر زمان صحبت از کاهش هزینه و افزایش بهره وری می شود همه ی نگاه ها معطوف به مشاهده تراز هزینه ها شده و بلافاصله سیل پیشنهادات آغاز می شود.

 

در بیشتر مواقع هم به دلیل این که کاهش هزینه در بخشی، قطعاً باعث تکدر خاطر مسئول مربوطه گشته، جبهه گیری ها شروع می شود و در عمل برخی مواقع نه تنها کاهش هزینه ای اتفاق نمی افتد، بلکه به واسطه شنیدن نظرات مختلف و مخالف در مجموعه و عدم وجود ظرفیت کافی و جا نیفتادن روح مطلب، خصومتی پنهان ایجاد و عدم همکاری در این مسئله باعث می شود نتیجه این واکنش ها، معکوس شدن موضوع بوده و هزینه ها افزایش می یابند.

 

 

کاهش هزینه ها را باید از واحد حسابداری آغاز کرد. دلایل این نظر عبارتند از:
یک: وقتی واحد مالی خود را مجاز می داند که مثلاً اضافه کاری واحد تولید را زیر سؤال ببرد و نسبت های خشک تعداد تولید و امثالهم به هزینه مورد اشاره را به پیش می آورد آیا برای خودش نیز از همین قاعده استفاده می کند؟
دوم اینکه: در قالب اعداد برخی هزینه ها بی مورد و شاید غیرمعقول هستند مانند هزینه مأمورین وصول به نسبت وجوهاتی که برای یک شرکت می آورند، ولی باز این نگاه، یک نگاه خشک مالی به کار فرد است. استدعا دارم در این مقوله حتماً یک بار شخصاً امتحان کنید تا در فضای بیرون از شرکت ببینید افراد با چه مشکلاتی مواجه هستند و بعد برای کاهش این گونه هزینه ها اقدام نمایید.
سوم اینکه: اگر واحد مالی خود رأساً در این باب گام بردارد و ابتدا کاهش هزینه و افزایش بهره وری را از واحد خود آغاز کند می تواند با اطمینان تمام، خود را الگوی سایر واحدها نموده و به نتیجه مورد نظر برسد.

 

 
راهکارهای کاهش هزینه ها
اما به چه شکل می توان این کاهش هزینه را در واحد مالی به انجام رسانید:
 روال کار مشخص شود.
 افراد مورد نیاز به نحو مناسب انتخاب شوند.
 از هزینه کردن غیرضروری برای خرید سیستم جلوگیری شود.
 پوزیشن بی مورد در واحد نداشته باشیم.
 آموزش را جدی بگیریم.
 کنترل ها را قوی کنیم.
 تصمیمات منطقی داشته باشیم.
 سرمایه گذاری بلندمدت در این بخش داشته باشیم.
 ایجاد انگیزه کنیم.
 شیب کاهش هزینه ها را ملایم کنیم.

در ادامه بخوانید:  قوانین و مقررات مستمری از کارافتادگی

 

 
اول: روال کار مشخص شود.
برای واحد مالی حتماً کتابچه ای تهیه شود تا بر اساس آن کارها انجام شود. چه اشکالی دارد برای این واحد دستورالعملی جامع فراهم گردد؟ مطمئن باشید این دستورالعمل حداکثر ظرف 6 ماه تهیه خواهد شد ولی سال ها از آن استفاده می شود.

 
دوم: افراد مورد نیاز به نحو مناسب انتخاب شوند.
بسیار دیده ام کسانی در این بخش انتخاب می شوند که شرایطی به جز انجام کار حسابداری دارند. ظاهر و نسبت ها و پارتی و توافق و سفارش را در کار فراموش کنید. اینجا واحد مالی است. کارفرما کار می خواهد و نتیجه. اینجا روابط عمومی و فروش نیست. فقط قدرت انجام کار و خصوصیات یک حسابدار برای این واحد مهم است ولا غیر.

 

 
سوم: از هزینه بی مورد برای خرید سیستم جلوگیری شود.
امان از دست تبلیغات شرکت های تولیدکننده برنامه های نرم افزاری مرتبط با حسابداری.

 
می توان گفت که امکان داشتن 1200 گزارش در یک برنامه نه تنها حسن نیست بلکه عیب هم هست. شما وقتی از ملک و ماشین و پول خودتان نمی توانید به دلیل کهولت و بیماری و مشغله استفاده کنید بهتر نبود اصلاً این امکانات را نداشتید اما با حداقل های خود رضایت مندی را برای خود و خانواده فراهم می کردید؟ بی تعارف می گویم کافی است ما بدانیم چه می خواهیم آن وقت خواهید دید که هزینه خرید سیستم ها چه مقدار به واقعیت نزدیک می شد.
برای شرکتی که با روش دستی هم می توان حساب هایش را مشخص کرد نیازی به میلیون ها تومان پرداخت برای داشتن برنامه یکپارچه نیست.

 

 
چهارم: پوزیشن(موقعیت) بی مورد در واحد نداشته باشیم.
کارمند حسابداری – کمک حسابدار – حسابدار – حسابدار ارشد – معاونت مالی – مدیر مالی – رئیس حسابداری – سرپرست حسابداری – و و و و و.
این همه القاب؟ اولاً با داشتن این همه لقب انتظار کارمند را بالا می بریم. دوم باعث جلوگیری از پیشرفت او می شویم که برای بالا بردن سطح علمی خود تلاش کند و سوم هزینه بی مورد به شرکت تحمیل می کنیم. پیشنهاد می کنم اول بگذاریم در عمل افراد خود را نشان بدهند بعد تا می توانیم مدال به سینه ایشان بزنیم.

در ادامه بخوانید:  کدینگ حسابداری

 
پنجم: آموزش را جدی بگیریم.
حتماً در هر مرحله ای خود را از آموزش بی نیاز ندانیم. برای همه، در هر سطح کاری که هستیم. با آموزش می توان در وقت همکاران صرفه جویی کرد و کار را بهتر انجام داد و از هزینه های بی مورد اضافه کاری جلوگیری نمود.

 
ششم: کنترل ها را قوی کنیم.
به گونه ای کار را انجام دهیم تا در بود و نبود مافوق کارها انجام شود و وقت فرد استخدامی برای کار گذاشته شود و از زمان حضور در شرکت برای کار مشخص استفاده شده و نه به شکل های مختلف اتلاف وقت نماییم. این مقوله را همه ی دوستان بهتر می دانند.

 
هفتم: تصمیمات منطقی داشته باشیم.
تمرین کنیم تا در این بخش با درایت تصمیم بگیریم و بی گدار به آب نزنیم. هزینه هر تغییر در این بخش بسیار بالاست چه از نظر جایگزینی افراد و چه سیستم و غیره. باید قبل از انجام تغییر برآوردهای مناسب داشته باشیم تا بتوانیم به نتیجه مطلوب برسیم.

 

 
هشتم. سرمایه گذاری بلندمدت در این بخش داشته باشیم.
سعی کنیم نفرات کلیدی را در این بخش برای مدت طولانی نگه داریم. شرکتی که هر دوره یک گروه جدید استخدام می کند قطعاً همیشه در هر دوره مشکل خواهد داشت. به شکل های مختلف برای یک کارفرما مقدور است که این موضوع را به انجام برساند و مطمئن باشد تغییر در افراد باعث هزینه بیشتر می شود و کاهش هزینه به دنبال نخواهد داشت.

 
نهم: ایجاد انگیزه کنیم.
دقیقاً بسان بند هشتم یک کارفرما باید بتواند انگیزه کافی در واحد مالی ایجاد کند و سرپرست این واحد نیز به همین ترتیب. ایجاد انگیزه ظاهرش هزینه و در عمل کاهش آن است.

 

کارمند شاد با انرژی خوب کار می کند و در زمان مناسب کار را به انجام می رساند ولی فردی که درگیر افکار بی مورد باشد قطعاً ساعت ها برای مجموعه هزینه اضافه کاری ایجاد می کند اما در عمل هم کاری انجام نمی دهد. برای این بند و بند قبلی راهکارهای متعددی وجود دارد که در فرصت مناسب با توجه به شرایط هر شرکت قابل اعلام است.

در ادامه بخوانید:  کاهش هزینه ها - بخش دوم

 

 
دهم: شیب کاهش هزینه ها را ملایم کنیم.
در تمام واحدها کاهش هزینه ها باید به تدریج باشد و نه طوفانی. کافی است در یک واحد تجاری این مطلب به شکل نامناسب مطرح شود، آن وقت است که رخوت سراسر مجموعه را در برمی گیرد.
خوب توجه کنید: هدف اصلی در کاهش هزینه یعنی افزایش بهره وری نه حذف افراد و کاستن درآمدها و نه اخراج شاغلین و استفاده ابزاری از این مقوله. خیر.

 

ما به دنبال این هستیم که با آموزش افراد و برنامه ریزی، کارها سریع تر انجام شود و هزینه های بی مورد کاسته شود و به جای آن سود شرکت بالا رفته و در این سود همه به نسبت خویش سهیم بوده و کارفرما، این بار بخشی از کاهش هزینه را به عنوان پاداش بهره وری به پرسنلش اهدا نماید. لذا این موضوع حتماً رعایت شود و ضمناً باید برای اقدام به این مهم قبل از شروع، برنامه ریزی خاص آن و مطالعه لازم انجام شده باشد.
در هر حال با توجه به شرایط جاری، افزایش بهره وری و کاهش هزینه های غیرضروری اجتناب ناپذیر است و فرد مسئول در مجموعه خود با مشورت می تواند این منظور را تحقق بخشد.

 

برگرفته از کتاب شهرام کیماسی


برچسب ها: