نرم افزارهای حسابداری مبتنی بر وب یا شبکه

دسته: اخبار , کسب و کار
بدون دیدگاه
سه شنبه - ۱۱ مرداد ۱۳۹۵
نرم افزارهای حسابداری مبتنی بر وب یا شبکه

بسیاری از صاحبان کسب و کار در فکر پیدا کردن راه حل هایی برای مجهز شدن به نرم افزار های فروشگاهی مبتنی بر وب می باشند که بتواند خدماتی جامع مبتنی بر تگهای بارکد ارائه دهند.

 

با توجه به پیشرفت تکنولوژی امروزه کمتر کامپیوتری را می توان پیدا کرد که بصورت مستقل و بدون ارتباط با سایر کامپیوتر ها کار کند، بنابراین استفاده از نرم افزار حسابداری و سیستم های مالی بصورت چند کاربره و تحت شبکه می تواند بسیار کاربردی باشد.

 

شبکه های کامپیوتری این امکان را در اختیار واحد مالی قرار می دهند که بتوانند از چندین کامپیوتر ثبت سند و گزارشگیری نمایند همچنین امکان به اشتراک گذاشتن دستگاه های مختلف مانند چاپگر، اسکنر و … را فراهم می کنند.

 

 

تقسیم وظایف نرم افزار مالی در شبکه

در شرکتهای متوسط و بزرگ نرم افزار مالی به چندین زیر سیستم تقسیم می شود و این ثبت اطلاعات هریک از زیر سیستمها وظیفه یک واحد مستقل است.

 

 

البته درنهایت کلیه اطلاعات به واحد مالی منتقل می شود و در نرم افزار حسابداری ثبت می گردد. بطور مثال واحد فروش وظیفه ثبت پیش فاکتور و فاکتور فروش را در نرم افزار فروش بعهده خواهد داشت. به این دلیل که فاکتور فروش منجر به یک رویداد مالی و همچنین خروج کالا از انبار می گردد این اطلاعات باید به واحد انبار جهت صدور حواله فروش در نرم افزار انبارداری و همینطور واحد مالی جهت صدور سند ارسال گردد.

 

 

بدهی است که ثبت کلیه این فرایندهای در یک شرکت متوسط و بزرگ نمی تواند از طریق یک کامپیوتر و توسط یک نفر انجام شود. بنابر این استفاده از شبکه ضروری به نظر می رسد.

 

 

به اشتراک گذاری منابع و دستگاه های جانبی

امروزه از دستگاه های بسیاری در کنار کامپیوتر ها استفاده می شود مانند: چاپگر، اسکنر، دستگاه کنترل ورود و خروج و مودم (جهت استفاده از اینترنت) و … بدیهی است که تهیه این دستگاه ها برای هر کامپیوتر نیاز به فضای زیاد دارد همچنین بار مالی زیادی به مجموعه تحمیل می کند بنابراین استفاده از این دستگاه ها بصورت اشتراکی لازم است.

 

 

اشتراک گذاری فایل و اسناد مالی در شبکه

بسیاری از اسناد و مدارک بصورت الکترونیکی تهیه و بایگانی می شوند این امر باعث کم شدن حجم فضای فیزیکی بایگانی می گردد همچنین با به اشتراک گذاشتن این اسناد در شبکه سایر اشخاص مجاز می توانند سریع و آسان به این اسناد دسترسی داشته باشند.

 

 

امروزه لازمه اکثر نرم افزار های مالی اجرا شدن تحت شبکه های کامپیوتری می باشد. استفاده از نرم افزار تحت شبکه این امکان را فراهم می کند که مدیران مالی و شرکت بتوانند گزارشات را از کامپیوتر شخصی خود مشاهده کنند و همچنین کاربران هریک از نرم افزار ها بتوانند اسناد مربوطه را ثبت نمایند و در نهایت این امکان در اختیار مدیر مالی مجموعه قرار می گیرد که بتواند برکلیه عملکرد مالی نظارت و کنترل داشته باشد.

 

 

 

 

هشت مزیت نرم افزار فروشگاهی تحت وب

انتخاب نرم افزار فروشگاهی مناسب برای هر کسب و کاری می تواند یکی از مهمترین موضوعات در تجارت باشد، صرف نظر از اینکه شما یک فروشگاه قدیمی دارید یا یک فروشگاه افتتاح نموده اید و فارغ از اینکه فروشگاه شما جزو کسب و کار های خرد و کوچک است یا یک فروشگاه زنجیره ای بزرگ، باز هم انتخاب نرم افزار فروشگاهی و مکانیزاسیون فروشگاهتان مهمترین و اصلی ترین کاری است که باید انجام دهید .

 

 

بسیاری از  صاحبان کسب و کار در  فکر پیدا کردن راه حل هایی برای مجهز شدن به نرم افزار های فروشگاهی مبتنی بر وب می باشند که بتواند خدماتی جامع مبتنی بر تگهای بارکد ارائه دهند. در این مقاله بررسی می کنیم که آیا نرم افزار فرشگاهی مبتنی بر وب و بارکد، آیا می تواند به کسب و کار شما کمک کند یا خیر ؟

 

 

 

۱ – نصب و راه اندازی سریع، آسان و ارزانتر

بعضی ازنرم افزار های فروشگاهی در تک تک مراحل استفاده  احساس ناخوشایندی به کاربر می دهند، مراحل پیچیده و زمانبر نصب نرم افزار که بدون راهنمای مناسب نصب با آزمون و خطای کاربر همراه است و دقایق زیادی را به هدر می دهد و نیاز به تماس های مکرر با مرکز پشتیبانی نرم افزار است تا بتوان این عملیات ساده را انجام داد و به سرانجام رساند.

در ادامه بخوانید:  نکات مهم نرم افزارهای حسابداری – بخش دوم

 

 

البته این بدون در نظر گرفتن هزینه های چند میلیون تومانی برای خرید صندوق های فروشگاهی است. در حالی که  نرم افزار های فروشگاهی مبتنی بر وب عملیات نصب و راه اندازی بسیار آسانی دارد. در واقع پوزهایی که با نرم افزار فروشگاهی ارائه می شوند نرم افزار را در خود به صورت نصب شده دارند و نیازی به نصب مجدد نرم افزار نیست.

 

 

علاوه بر این نرم افزار های فروشگاهی مبتنی بر وب به شما امکان استفاده از امکانات تحت شبکه را نیز می دهد به این شکل که به روز رسانی خودکار نرم افزار،  پشتیبان گیری روزانه و مستمر به صورت اتوماتیک، زمان بیشتری به کاربران می دهد تا از آن برای اجرای امور مربوط به کسب و کار استفاده کنند.

 

 

هزینه نرم افزارهای فروشگاهی مبتنی بر وب از صندوق های فروش سنتی به شکل چشم گیری ارزانتر است.  برای کار با نرم افزارهای فروشگاهی مبتنی بر وب تقریبا از هر کامپیوتر متصل به اینترنت پر سرعتی می توان استفاده نمود که همین به خودی خود باعث صرفه جویی بسیار زیادی به نسبت سیستم های سنتی که نیاز به صندوق های فروشگاهی گران قیمت دارند، می باشد. علاوه بر این نیازی به  نرم افزارهای پشتیبان گیری، هارد دیسک پشتیبان گیری و کامپیوتر های سرور گران قیمت نخواهد داشت.

 

 

۲ – بهبود پرداخت نقدی

در هر سیستم استاندارد صندوق های فروشگاهی شما ملزم به پرداخت نقدی و سرمایه گذاری برای تهیه سخت افزار و نرم افزار  فروشگاهی مجموعه خود می باشد که یا به صورت پرداخت نقدی صورت می گیرد و یا به صورت لیزینگی که در واقع مبلغ  بسیار بیشتری بابت اقساط و بهره  باید پرداخت شود.

 

 

اما نرم افزار های فروشگاهی مبتنی بر وب ، هزینه هایی را بابت شارژ ماهیانه که به نسبت  صندوق های فروشگاهی سنتی بسیار اندک هستند، در بر می گیرد که شامل  به روز رسانی و پشتیبانی فنی نرم افزار می باشد که همه رایگان هستند.

 

 

۳- مدیریت انبار(موجودی) پیشرفته

با یک نرم افزار فروشگاهی مبتنی بر وب شما می توانید موجودی انبار خود را در هر لحظه به صورت واقعی ببینید نه مانند بسیاری از سیستم های سنتی که به صورت اعدادی که روزانه یا ساعتی به روز شده اند .

 

 

شما در لحظه می توانید ببینید چه اقلامی در دست مشتریست ، در حمل و نقل است یا در مرحله ثبت وسفارش به سر می برد . شما می توانید به سرعت و آسانی نتیجه گیری کنید که کدام یک از کالاها نیاز به سفارش مجدد دارد که می تواند به شما کمک کند هزینه های خود را کنترل  کرده و بیش از حد و نیاز سفارش ثبت نکنید.

 

همچنین اگر کسب و کار شما به صورت چند شعبه ای و در مکان های متفاوتی در یک شهر یا شهر های مختلف و یا حتی کشور های مختلف است شما می توانید موجودی هر یک از فروشگاه های خود را در لحظه چک و بررسی نمایید. این باعث می شود که شما به جای دادن دستورات مجزا و یکسان برای هر یک از شعب مانند دستور شروع حراجی و میزان در صد تخفیف برای هر یک از کالا های فروشگاه ها و شعب خود تنها با دادن یک دستور عمومی برای تمام شعب تغییراتی که لازم دارید را اعمال نمایید .

 

 

همچنین فرض بگیرید مشتری برای خرید کالایی خاص که در یکی از شعب فروشگاه شما موجود نیست به  آن شعبه مراجعه کرده با استفاده از نرم افزار های تحت وب شما به سرعت می توانید مشتری خود را راهنمایی کنید که به کدام یکی از شعب خود برای خرید و تهیه آن کالا مراجعه نماید.

در ادامه بخوانید:  سامانه چک الکترونیکی (صیاد)

 

یکی دیگر از کارایی های نرم افزار های فروشگاهی تحت وب این است که سیستم می تواند موجودی انبار را بررسی و هنگامی که اقلامی تعدادشان کم شده باشد و به نقطه سفارش کالا نزدیک شده باشد به مدیر سیستم اعلام کند که زمان سفارش اقلام یاد شده و محموله های جدید رسیده است .

 

 

 

۴ – گزارشات جامع و سریع

یک نرم افزار فروشگاهی تحت وب می تواند با سرعت و دقت گزارشات دقیقی از مقادیر و مولفه های ثبت شده در سیستم را بر پایه بازه های مختلف زمانی مانند سال، ماه، هفته، روز و ساعت به شما بدهد، همچنین می تواند نحوه عملکرد کسب و کار را به شما نشان دهد و همچنین می توان به راحتی میزان سود، فروش، کارایی کارمندان و گزارشات متعدد را با فشردن یک دکمه بدست آورد و با مدیریت صحیح بر پایه گزارشات دقیق فروش سیستم را به حد بالایی رساند.

 

 

 

۵- کاهش تشریفات اداری

یک نرم افزار فروشگاهی کمک می کند که کلیه خرید و فروش های تمام شعب و فروشگاه ها در داخل یک دیتا بیس ذخیره گردد و گزارشگیری انجام شود و به این ترتیب دیگر نیازی به انجام تشریفات اداری و کاغذ بازی های مرسوم برای اعلام سود و میزان فروش سایر شعب برای هر نوبت ندارد. همچنین سفارشات فروشگاه های مختلف و هر یک از شعب  میتواند با یکدیگر و به صورت تجمیعی ثبت شود که به این شکل فاکتورهای کمتری صادر می شود و عملیات حسابداری را ساده تر می کند.

 

 

۶-  بهبود وضعیت فروش

نرم افزار مبتنی بر وب فروشگاهی به همکاران بخش فروش اجازه می دهد به اطلاعات مشتری از نقاط دیگر نیز دسترسی داشته باشند. آنها با استنتاج این اطلاعات می توانند آرشیو خرید های گذشته هر مشتری را بررسی کنند تا بتوانند به صورت هدفمند فرصتهای فروش را ایجاد و به مرحله نهایی که همان فروش قطعیست برسانند و به صورت قطعی فرصتهای خود و مجموعه را افزایش دهند.

 

 

 

۷- مدیریت بهتر مشتریان

اطلاعات خرید هر مشتری از هر یک از شعب  در یک نرم افزار فروشگاهی مبتنی بر وب به راحتی قابل دسترس است. با توجه به پیوسته بودن ساختار دیتا بیس، در کلیه مراکز اگر هر مشتری یک دقیقه قبل هم از یکی از شعب خرید کرده باشد در تمام شعبه ها و مراکز، این فاکتور قابل پیگیریست. جدای از این امکان استفاده از کارت های هدیه در تمام شعب فروشگاه های زنجیره ای  امکان پذیر است و این باعث رضایت مشتریان از این پیوستگی داده ها و اطلاعات شعب می شود.

 

 

 

۸ – شما همیشه در دفتر کار خود نشسته اید

اگر شما از آن تیپ آدمهایی هستید که دوست دارند در همه حال کار کنند حتی زمانی که خارج از محل کارهستند، سیستم های فروشگاهی مبتنی بر وب این امکان را به شما می دهد که بتوانید  برای نظارت و مدیریت کسب و کار خود از خارج از محل کار خود اقدام نمایید. شما می توانید با نرم افزار های فروشگاهی مبتنی بر وب علاوه بر خرید و فروش فروشگاه خود، پیگیری سفارشات، قیمت گذاری و به روز رسانی اطلاعات سیستم و همچنین اطلاعات دقیقی در قالب گزارشات و نمودار های دقیق  و تخصصی برای اتخاذ تصمیمات مدیریتی داشته باشید.

 

در واقع در یک سفر خانوادگی یا تجاری ارتباط شما با مجموعه تحت مدیریتتان قطع نمی شود و شما لحظه به لحظه به طور مستقیم می توانید کارکنان مجموعه و کارکرد فروشگاه خود را تحت نظر داشته باشید . تفاوتی نمی کند شما در کافه ای در آن سوی شهر یا در هواپیمایی در حال پرواز به دور ترین نقطه دنیا و یا در جزیره ای کنار ساحل باشید،  با یک نرم افزار فروشگاهی مبتنی بر وب شما همیشه در دفتر کار خود نشسته اید.
با توجه به اینکه نرم افزار فروشگاهی مبتنی بر وب نیاز به اینترنت پر سرعت برای راه اندازی دارد باید حتما یک سرویس اینترنت خوب و پر سرعت داشت تا به مشکلی بر نخورد. در این نرم افزار  علاوه بر امکان استفاده آنلاین قابلیت استفاده آفلاین و بدون اینترنت هم وجود دارد. در چنین حالتی در هر زمان که اینترنت متصل شود کار تبادل اطلاعات بین مرکز و شعب مختلف انجام  می پذیرد.

در ادامه بخوانید:  نرم افزار حسابداری مناسب

 

صاحبان مشاغل در هنگام خرید صندوق های فروشگاهی معمولا تنها به قیمت توجه می کنند اما چیزی که بیشتر از قیمت مورد اهمیت است پشتیبانی نرم افزار فروشگاهی خریداری شده است. از دیگر نکات مهم برای انتخاب نرم افزار های فروشگاهی امکان شخصی سازی و تغییر نرم افزار به فراخور کار کارفرماست که بسیاری از شرکت های ارائه دهنده نرم افزار فروشگاهی توانایی اینکار را ندارند.

 

 

 

قابلیت ها

پرتابل بودن و همیشه در دسترسی بودن
سادگی مثال زدنی در استفاده از نرم افزار برای تمامی افراد
بدون نیاز به نصب هیچ برنامه ای نرم افزار اجرا میشود
قابلیت استفاده خارج از شبکه و داخل شبکه (بدون مرز جغرافیایی)
یکسان سازی لحظه‌ای درون شبکه‌ای اطلاعات واصله
سرعت و امنیت بسیار بالا
در صورت نیاز به تغییر در نرم افزار در همان لحظه برای تمام مشترکان بروز رسانی صورت میگیرد
ارتباط با دیگر بانک‌های اطلاعاتی داخل شبکه
نیاز به حداقل سیستم برای اجرای نرم افزار
قابلیت‌های ظاهری و طراحی بیشمار و نامحدود
قابل اجرا در تلفن همراه و تبلت
قابلیت تولید همزمان نسخه‌ی سیستم عاملی (درست مانند نرم افزارهای سیستم عاملی)
ایجاد سطوح دسترسی خودکار

 

 

شبکه‌ای بودن این نرم افزارها چه فایده‌ای دارد ؟

 

 

یکی از موارد بسیار با اهمیتی که این نوع نرم افزارها به ما ارایه میکنند مدیریت آنها بر بستر شبکه میباشد.

برای مثال : یک سازمان یا شرکتی نرم افزار مدیریت حساب دارد. این سازمان ۱۰۰ پرسنل داخلی و ۲۰۰ مرکز دارد. مراکز در زمانی که یک مراجعه کننده از آنها خدماتی را میگیرد با استفاده از این نرم افزار به آنها فاکتور میدهد.

 

 

این فاکتور به صورت خودکار در همان لحظه برای اپراتور اصلی در سازمان مرکزی برای تایید ارسال میشود. اپراتور، فاکتور را بعد از مطالعه و تعیین گزینه‌های مورد نیاز، تایید کردن میکند. مسوول حسابداری سازمان در نرم افزار خود فاکتور جدیدی را میبیند که تایید شده است و میبایست مراحل مالی آن را انجام دهد. در صورت تایید مرکزی که در ابتدا فاکتور را ارسال نموده بود پول برایش به صورت خودکار واریز میشود.

 

تمامی مراحل ذکر شده، ارتباط شبکه‌ای بین یک سازمانی بود که به صورت درون شبکه‌ای از نرم افزار استفاده میکنند که ورودی اینترنتی نیز دارد و در مراکز از طریق اینترنت از همان نرم افزار با دسترسی های خودشان استفاده می‌شود.

 

استفاده از این نرم افزارها چه فایده‌ای دارد ؟
یکی از بزرگترین مزیت‌های استفاده از نرم افزارهای تحت وب، کم کردن بسیار زیاد هزینه ها و نیروی انسانی میباشد. یکی دیگر از این فواید استفاده آسان و کنار گذاشتن کامل کاغذ بازی‌های متداول سازمانی و شرکتی است. سرعت و سادگی در انجام کارها به همراه صرفه جویی مالی چیزی نیست که به سادگی بتوان از کنارش گذشت.

 





برچسب ها: