حساب تفصیلی و کاربرد آن ها

دسته: حسابداری
بدون دیدگاه
سه شنبه - ۲۹ تیر ۱۳۹۵
حساب تفصیلی و کاربرد آن ها

از حساب های تفصیلی جهت نمایش دقیق مشخصات اشخاص و نیز نوع ارتباط مالی آنها با شرکت استفاده می شود.

 جزئی ترین سطح سرفصل ها در نرم افزارهای جدید حسابداری، حساب تفصیلی نامیده می شود. به دلیل ایجاد فاصله و تفکیک بین سطح حساب ها، این نوع سرفصل، تفصیلی نامیده می شود.

 

 

از حساب های تفصیلی جهت نمایش دقیق مشخصات اشخاص و نیز نوع ارتباط مالی آنها با شرکت استفاده می شود

به عنوان مثال با ایجاد ارتباط بین حساب دریافتنی تجاری و حساب تفصیلی که به نام “آقای مجید هاشمی” ثبت شده ماهیت حساب وی بدهکار و نوع ارتباط مالی وی با شرکت به عنوان مشتری و خریدار محصولات و یا خدمات شرکت تعیین می شود. کاربرد دیگر حساب های تفصیلی، مشخص نمودن جزئیات بیشتر گروه حساب ها، حساب های کل، معین و جز (معین در معین) می باشد.

حساب تفصیلی، اشاره به دو مورد کاملا جدا از هم دارد و مانده حساب جز “بانک های ریالی”  را به تفکیک نمایش می دهد. (نکته: مانده و گردش حساب ها در هر سطحی حاصل گردش و مانده حساب های سطح پایین تر می باشد).

حساب های تفصیلی بر خلاف حساب های کل، معین و جزء به تنهایی دارای ماهیت بدهکار یا بستانکار نمی باشند و در ثبت اسناد قابل استفاده نیستند و حتما باید با توجه به رویداد مالی مربوطه ، سرفصل های مناسب انتخاب شده و پس از آن حساب تفصیلی مرتبط ثبت گردد.


به عنوان مثال واریز مبلغ  ۱/۰۰۰/۰۰۰ ریال به حساب جاری ۱۲۳ بانک ملی شعبه الف به تنهایی قابل ثبت نمی باشد و جهت ثبت آن به ترتیب ابتدا باید حساب کل موجودی نقد و بانک، سپس حساب معین موجودی بانک و بعد از آن موجودی بانک های ریالی انتخاب شده و بعد از انتخاب این سرفصل ها در بخش تفصیلی حساب تفصیلی ” جاری ۱۲۳ بانک ملی شعبه الف”  انتخاب و ثبت شود.

در ادامه بخوانید:  پیشرفت در حسابداری - بخش پانزدهم

 

 

 

تفصیلی ساده یا غیرشناور

در تفصیلی ساده یا غیرشناور برای تفکیک بیشتر حساب های معین مانند سطح بعدی حساب عمل می کنیم به این صورت که کد تفصیلی از روی کد حساب معین تعریف می گردد.

 

برای نمونه: اگر شرکت ها دارای ۳ نفر تنخواه دار باشد حال چگونه باید آنها را در کدینگ حساب ها تعریف و استفاده نماییم؟

 

کد حساب معین تنخواه گردان، ۱۰۱۰۲ می باشد، برای اینکه تنخواه دارهای مربوط به این حساب معین را تعریف کنیم باید از تفصیلی حساب ها استفاده شود. به هر حساب تنخواه دار یک کد تفصیلی  تعلق می گیرد. که به طور معمول ارقام ابتدای آن با حساب معین مربوطه مشترک است

 

 

 

نکته:

با توجه به تعداد زیاد حساب های تفصیلی در شرکت ها که معمولا شامل نام مشتریان و فروشندگان، پرسنل و … است و هر یک از این افراد نیز با حساب های خاصی مرتبط هستند بهتر است که ابتدا گروه حساب های تفصیلی را ایجاد نماییم و گروه های تفصیلی را با سرفصل های حسابداری مرتبط کنیم و بعد از آن اشخاص را در گروه های مربوطه تعریف نماییم.البته امکان ایجاد گروه تفصیلی باید در نرم افزار شما وجود داشته باشد.

 

 

برخی از گروه هایی که می توان ایجاد کرد عبارتند از:

حساب های بانکی

خریداران

فروشندگان

پرسنل

سایر اشخاص

 

 

 

تفصیلی یونیک:
زمانی که کدینگ حسابداری طراحی می‌شود به تفصیلی‌هایی برمی‌خوریم که در چندین زیرگروه حساب بصورت مشابه به‌ کار می‌روند، مثلاٌ شرکت آلفا هم جزء مشتریانی می‌باشد که به او می‌فروشیم و در مقابل فروش باید پولی از آن بگیریم( حساب‌های دریافتنی) هم در مقابل خرید از او چک می‌گیریم ( اسناد دریافتنی) هم چک او را به حساب می‌خوابانیم (اسناد در جریان وصول) هم پیگیر نقد شدن چک او می‌شویم و….

در ادامه بخوانید:  پیشرفت در حسابداری - بخش اول

 
از این نمونه تفصیلی‌ها به وفور دیده می‌شود، وجود این تفصیلی‌ها جدا از این‌که کدینگ حساب¬های ما را شلوغ می¬کند و کاربر را در تشخیص آن‌ها با مشکل مواجه می‌سازد، به دلیل پراکنده بودن و یکتا نبودن آن‌ها، گزارش‌گیری بهینه و یکتا از تفصیلی را با مشکل مواجه می‌سازد.

 
فرض کنید جناب آقای علیرضا محمدی را یکبار در سیستم با کد ۳۰۰۱۲۳ یکبار با کد ۶۰۰۱۲۷ یک بار در سیستم به نام آقای محمدی یکبار با نام علی رضا محمدی یک بار با نام آقای محمدی و… به کار بردیم حال اگر بخواهیم از آقای علیرضا محمدی گزارش بگیریم که با چه حساب‌هایی درگیر بوده و گردش داشته است چه باید بکنیم؟ می‌بینید که به دلیل یکتا نبودن آنها در گزارشگیری دچار مشکل خواهیم شد. لذا وجود تفصیلی یونیک و منفک از درخت حسابها با کد یکتا جوابگوی نیاز ما برای حل این مشکل می‌باشد.

 

 

معنی و مفهوم تفصیلی:
تفصیل در لغت به معنای جدا کردن و فصل فصل کردن می‌باشد، حال چه چیز را از چه چیز جدا کنیم و به چه منظور این انفصال صورت گیرد حائز اهمیت می‌باشد.

در حسابداری ما به چند منظور این جدا کردن را انجام می‌دهیم:

 

 
۱: بین ریز حساب‌های ما با شرکت‌های دیگر تفاوت وجود دارد، مثلاٌ حساب جاری ۱۲۵۷ بانک ملت مختص شرکت ما می‌باشد ولیکن موجودی نقد- بانک، مشترک بین همه شرکت‌ها می‌باشد، پس موجودی نقد- بانک، به عنوان حساب معین تعریف می‌شود اما بانک ملت جاری ۱۲۵۷ به عنوان تفصیلی مطرح می‌شود. یعنی حساب شرکت خود را از شرکت دیگر متمایز و جدا می‌کنیم.

در ادامه بخوانید:  شمارش موجودی ها

 
۲- یک سری از حساب‌ها صرفاٌ برای گزارش‌های داخل شرکت استفاده می‌شود یک سری دیگر برای گزارش‌های برون شرکتی؛
مثلاٌ این که شرکت آلفا چه قدر بدهکار است را ما به جایی ارائه نمی‌دهیم اما میزان بدهی‌های شرکت، باید در ترازنامه ذکر شود.
پس برای تفکیک بین گزاش‌های درون سازمانی و برون سازمانی نیز از تفصیلی استفاده می‌شود.

 

 
تفصیلی شناور:
زمانی که تفصیلی یونیک می‌شود به دلیل همین یکتایی آن با تمام حساب‌ها درگیر نخواهد بود و باید بصورت شناور با بعضی از حساب‌های مربوط به آن در ارتباط باشد، مثلاٌ شرکت آلفا بصورت شناور هم با حساب‌های دریافتنی هم با اسناد دریافتنی هم با اسناد در جریان وصول هم با اسناد واخواستی در ارتباط است. پس یونیک بودن و شناور بودن لازم و ملزوم یکدیگرند.

 

 

 

 

نمونه ای از طبقه بندی تفصیلی بر اساس تفصیلی شناور:

برای تفصیلی ها کدهای عددی تعریف می گردد، و آنها را برای ایجاد نظم بیشتر دسته بندی می کنند، در زیر یک نمونه آمده است:

 

 

 

 





برچسب ها: