نرم افزار حسابداری مناسب

دسته: حسابداری
بدون دیدگاه
سه شنبه - ۲۲ تیر ۱۳۹۵
نرم افزار حسابداری مناسب

این روزها نرم افزارهای حسابداری زیادی در دسترس کاربران هستند.

 

نرم افزار حسابداری مناسب : از آنجایی که همه کسب و کارها فارغ از ابعاد و مقیاس، در واقع بنگاه های اقتصادی ای هستند که گردش صحیح مالی، اساس و پایه تشکیل و بقای آنهاست و متاسفانه بسیاری از تازه کاران علاقه مند از این بخش مهم غافل هستند و عمده شکست ها و ضرر و زیان ها به دلیل همین غفلت اتفاق می افتد.

 

لذا تصمیم گرفتیم با ارائه سلسله مقالات آموزشی ساده، سهم کوچکی در رفع این اشکال داشته باشیم، بنابراین در غالب یک سلسله مقالات مرتبط و منظم نسبت به آموزش شما به زبان ساده تلاش خواهیم کرد.

 

شما صاحب یک شرکت و در واقع یک کسب و کار هستید و نه یک حسابدار، بنابراین ترجیح شما این است که وقت و تمرکز خود را روی پیشرفت کسب و کار خود گذاشته تا اینکه برای ثبت و ضبط مراودات مالی و هر نوع فعالیت وقت گیر دیگر که از ارزش کمتری برخوردار است وقت تلف کنید.

 

بنابراین اینجاست که نرم افزار حسابداری و مالی اهمیت پیدا کرده و به کمک می آید. اگر انتخاب شما صحیح باشد و به درستی از آن استفاده نمائید، زندگی شما آسان تر شده و با انجام کلیه امور پیچیده مالی از طریق نرم افزار، امور مالی شما به سادگی تحت کنترل و مدیریت شما قرار خواهد گرفت.

 

 

تعدد و تنوع زیاد نرم افزارها، مشتریان را در انتخابشان سردرگم میکند.هر نرم افزار حسابداری مدعی است که بیشترین امکانات را برای بهبود اوضاع کسب و کارتان دارد. قیمت نرم افزارها هم به طرز شگفت انگیزی متفاوت است.

 

از نرم افزار حسابداری پنجاه هزار تومانی که ادعای محاسبه بهای تمام شده و سود و زیانتان را دارد تا نرم افزارهای جامع مالی چند ده میلیونی با خصوصیات و امکاناتی منحصربفرد اما به راستی یک نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار شما چه معیارهایی دارد ؟

 

 

هنگام انتخاب، یک نکته اساسی را در نظر بگیرید. اینکه برای چه کسی نرم افزار حسابداری میخرید؟

خیلی مهم است بدانید کاربر یا کاربرانی که قرار است اطلاعات مالی کسب و کار شما را بوسیله این نرم افزار حسابداری مدیریت کنند، چقدر با اصول و مفاهیم مالی و دفترداری قانونی آشنا هستند. میزان مهارتشان برای کار با انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری چقدر است.
سپس متناسب با مهارت و تخصصشان نرم افزار تهیه کنید.
درست است که نرم افزارهای حسابداری هر کدام نام، قیمت و ظاهری متفاوت دارند، اما میتوان همه آنها را در دو دسته کلی جای داد.

 

 

• نرم افزار حسابداری مناسب برای غیرحسابداران
• نرم افزار حسابداری مناسب برای حسابداران

این دسته بندی بر اساس نوع کاربران تعیین شده است که در ادامه به خصوصیات هر کدام به تفصیل خواهیم پرداخت.

 

 

۱- نرم افزار حسابداری مناسب برای غیرحسابداران

دسته اول، برای کاربرانی طراحی شده است که مسئول نگهداری حساب و کتاب یک کسب و کار کوچک اند، ولی حسابدار حرفه ای نیستند. یعنی نه رشته تحصیلی اشان حسابداری بوده، نه تجربه کاملی در حسابداری به شکل تخصصی دارند.
آنها میتوانند به خوبی فاکتور فروش بزنند، پرداخت نقد و چک مشتری را ثبت و مانده مشتری را حساب کنند، ولی حسابداری با آن چارچوب استانداردش را نمیشناسند.

در ادامه بخوانید:  مدیریت مالی و حسابداری داروخانه ها

 

با تعریف کدینگ حسابداری و تهیه گزارشها، منطبق با قوانین و مقررات حسابداری شرکتها آشنایی زیادی ندارند.
اگر برای یک فروشگاه یا یک کسب و کار خارج از ساختار شرکتی رسمی، نرم افزار حسابداری میخواهید و قرار است یک غیرحسابدار با این نرم افزار کار کند، به دنبال نرم افزارهای ساده باشید.

 

 
نرم افزاری که سریعترین و ساده ترین راه برای ثبت فاکتورهای فروش، دریافت نقد و چک و محاسبه مانده مشتری را داشته باشد.

 
در این دسته از نرم افزارهای حسابداری، نیازی نیست کاربر به تعریف کدینگ حسابداری تسلط داشته باشد. معمولا کدینگ از پیش تعریف شده ای وجود دارد و ثبت حسابداری اسناد فروش و دریافت و پرداخت به طور خودکار اتفاق می افتد. مسلما محدویتهای زیادی وجود خواهد داشت که شاید برای یک حسابدار حرفه ای قابل قبول نباشد اما کار یک فروشگاه یا کسب وکار خیلی کوچک را راه می اندازد.

 

 

آیا شما به نرم افزار حسابداری مالی نیاز دارید ؟

سرمایه گذاری روی نرم افزار حسابداری و مالی، یکی از بهترین تصمیماتی است که صاحب کسب و کار می تواند بگیرد، اما آیا این در مورد شما هم صدق می کند ؟

 

 

برای بعضی کسب و کارها، استفاده از نرم افزار های صفحه گسترده (نظیر Excel) و حتی روش های سنتی و دستی، نیاز آن مجموعه را برآورده می کند که البته باز هم در این گونه موارد، استفاده از نرم افزار توصیه شده و می تواند این نیاز را بهتر تامین نماید.
اما اگر هر یک از شرایط زیر در مورد نوع کار شما صدق کند، بنابراین سرمایه گذاری روی نرم افزار مالی و حسابداری کار معقولی است :

 

 

شما تازه شروع به کار کرده اید :

استفاده از نرم افزار حسابداری مالی از بدو شروع فعالیت شرکت، کسب و کار شما را در جهت صحیح خود در راستای موفقیت قرار می دهد. در واقع استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی از ابتدای کار، بسیار پرمنفعت تر از تهیه و استفاده از آن بعد از چند ماه یا چند سال کار به روش سنتی و قدیمی است.

 

 

 

کسب و کار شما در حال رشد است :

اگر برنامه توسعه دارید و یا در مرحله توسعه قرار گرفته اید، استفاده از حسابداری سنتی و سیستم دفتری قدیمی قطعاً سخت و مشکل ساز می باشد. بنابراین استفاده از نرم افزار حسابداری می تواند با تسهیل و شفاف سازی برخی فرایند ها و اتوماتیک کردن برخی محاسبات و عملیات مالی و البته تطابق با معیارهای توسعه شما، حجم بسیار زیادی از زمان و سرمایه مجموعه در حال توسعه شما را حفظ نماید.

 

 

شما نیاز به دسترسی سریع به اطلاعات مالی دارید :

آیا فکر کرده اید که سیستم مالی و حسابداری تنها برای حفظ اعداد و ارقام است؟ برخلاف آن، سیستم های جامع مالی عملاً یک بانک اطلاعاتی بسیار ارزشمند مالی و اطلاعاتی است که علاوه بر ارائه گزارشات مالی، اطلاعات کاملی از مشتریان نیز بصورت آنی در اختیار شما قرار می دهد. شما می توانید حتی اطلاعات اضافه تری نظیر اطلاعات تماس از مشتریان و تامین کنندگان و سوابق را نیز در آن ببینید و از آن بهره برداری نمائید.
شما نیاز به رصد دقیق فرایند ها دارید :

در ادامه بخوانید:  بانک اطلاعاتی حسابداری

 

 

از پرداخت حقوق ها تا گردش مالی روزانه، سیستم جامع مالی و اداری شما می تواند با سازگاری با سایر نرم افزارها و سیستم ها، داده ها را بصورت هوشمند جمع آوری کرده و حتی با اتصال به سیستم بانکی و اعتباری شما، بصورت هوشمند گردش مالی بانکی شما را نیز ثبت نماید.

 

سیستم فعلی شما بسیار پیچیده است :

همه نرم افزارهای مالی و اداری مشابه هم نیستند. برخی از نرم افزارها فرایند ها را بصورت بسیار پیچیده دریافت می کنند و ویژگی هایی دارند که برای کار شما عملاً زائد و بلا استفاده است. در برخی از آنها هم ویژگی ها و امکاناتی وجود دارد که عملاً شما به آنها نیازی ندارید. بنابراین اگر شما در چنین وضعیتی قرار دارید، سرمایه گذاری روی نرم افزار مالی و حسابداری بهتر، کار بسیار عاقلانه و واجبی است.

 

 

شما دنبال اطمینان خاطر جهت تطابق فعالیت ها با قوانین هستید :

 

در صورتیکه از قوانین و بخشنامه های مالی آگاهی ندارید و یا حتی با اصول حسابداری و امور مالی آشنایی ندارید، استفاده از نرم افزارهای شرکت های باسابقه و شناخته شده، بهترین سرمایه گذاری در کسب و کار شماست. تولید کنندگان اینگونه نرم افزارها سعی می کنند تا آخرین قوانین، بخشنامه و ملزومات مالی را در نرم افزارهای خود اعمال کنند. بنابراین خود نرم افزار برای شما در حکم مشاور و راهنما خواهد بود و بسیاری از نیازهایی که شما هنوز از آنها آگاهی ندارید یا به آنها برخورد نکرده اید را از پیش برای شما تامین می کنند.

 

 

۲- نرم افزار حسابداری مناسب برای حسابداران

اگر هدف شما تهیه نرم افزار حسابداری برای یک شرکت است و باید گزارشهای استاندارد به سازمانهای دولتی و ذینفعان داخلی و خارجی ارائه دهید، حتما حضور یک حسابدار حرفه ای و یک نرم افزار حسابداری مناسب شرکتی که بر اساس قوانین و مقررات روز طراحی شده باشد، لازم و ضروری است. نرم افزار حسابداری کاملی که قادر باشد انواع گزارش های تراز، دفاتر کل، معین و همینطور گزارش های آماری و مقایسه ای حسابها را ارائه دهد.

 
در این نوع نرم افزارهای حسابداری، حسابدار باید کاملا در تعریف و پیاده سازی کدینگ حسابداری آزاد باشد. پیاده سازی مفهوم حسابهای نفصیلی شناور در این نوع نرم افزارهای حسابداری، انعطاف پذیری و سودمندی نرم افزار را افزایش میدهد.

 
مهم است که گردش کار فروش و انبار بر اساس نیاز خریدار قابل پیاده سازی باشد و امکان طراحی گزارشهای جدید بر اساس نیاز کاربر وجود داشته باشد.

 
همچنین امکانی لازم است تا حسابدار تعیین کند، ثبت حسابداری معادل اسناد فروش، انبار و دریافت و پرداخت به چه صورت و در چه زمانی در سیستم حسابداری اتفاق بیفتد. علاوه بر آن، نرم افزار حقوق و دستمزد برای محاسبه حقوق پرسنل، محاسبات بیمه و مالیات و تهیه فایلهای اطلاعاتی برای ارسال به سازمانهای مرتبط الزامی است.

در ادامه بخوانید:  نکات مهم نرم افزارهای حسابداری – بخش دوم

 
به طور خلاصه باید گفت برای آنکه در انتخاب یک نرم افزار حسابداری نتیجه خوبی بدست آورید، ابتدا نوع کاربری نرم افزار را مشخص کنید، سپس در نرم افزارهای حسابداری همان سطح دنبال گزینه مناسب باشید. ممکن است نرم افزارهایی را ببینید که امکانات زیادی دارند، اما دقت کنید که این امکانات کار حسابداری شما را ساده تر میکند یا پیچیده تر.

 

 

هزینه های نرم افزار جامع حسابداری و مالی

قیمت های نرم افزار حسابداری و در کل نرم افزارهای جامع مالی و اداری، با توجه به امکانات و ویژگی های آنها بسیار متغیر می باشد. برخی از تولید کنندگان نرم افزار از روش های حق عضویت ثابت ماهیانه یا سالیانه استفاده کرده و برخی دیگر بر اساس نوع پکیج ها و بسته های آماده قیمت مشخص می کنند،

 

برخی دیگر نیز نسخه هایی را با امکانات محدود بصورت رایگان ارائه کرده و برای توسعه امکانات و گسترش توانمندی های نرم افزار، هزینه دریافت می کنند که بعضی مواقع از نظر تعداد کاربر یا تعداد تراکنش های قابل ثبت محدودیت داشته و یا از نظر تعداد امکانات دارای محدودیت می باشند.

 

 

انتخاب نرم افزار مالی و حسابداری مناسب

آیا برای سرمایه گذاری روی نرم افزار جامع مالی و حسابداری آماده هستید؟ انتخاب سیستم مناسب کلید موفقیت در این سرمایه گذاری است. در کنار موارد ذکر شده بالا و مرور کلی نظرات جمع آوری شده از برخی مدیران شرکت کننده در طرح، در یک جمع بندی کلی، سوالاتی ذکر شده که بهتر است هنگام تهیه نرم افزار مطرح و مورد توجه قرار گیرد.

 

آیا نرم افزار مورد نظر ویژه کسب و کارهای کوچک تولید شده است ؟
آیا نرم افزار مربوطه برای کسب و کار من مناسب است ؟
آیا شرکت مربوطه نرم افزار با قابلیت شخصی سازی جهت تامین نیازهای من دارد ؟

 
ظرفیت و تعداد مشتری یا کاربر نرم افزار مورد نظر تا چه حد است ؟
میزان سازگاری و انطباق نرم افزار با فرایندها و نیازهای بخش های دولتی ای نظیر دارایی و مالیات چقدر است ؟
نحوه نگهداشت اطلاعات موجود در نرم افزار چگونه است ؟ و در صورت بروز مشکل در چه مدت زمانی و با چه کیفیتی قابل بازیابی است ؟
چه پروتوکل ها و روش هایی برای حفظ امنیت داده های مشتریان و خود شرکت دارید ؟ و چه میزان تضمین پذیرند ؟

 
هزینه نهایی و تمام شده سیستم چقدر است ؟ آیا هزینه های پنهان یا در آینده ای دارد ؟
با چه روش هایی خدمات پشتیبانی ارائه می گردد ؟ و در چه زمانی از روز و هفته و ماه ؟

 
در نهایت به عنوان یک تجربه موفق پیشنهاد می گردد علاوه بر موارد فوق، از شرکت های همکار و نزدیک نیز استعلام شده و بر اساس تجربه های آنها و علی الخصوص تجربیات موفق، شرکت ها انتخاب شده و مورد بررسی قرار گیرند.

 





برچسب ها: